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Bonne pratique

Traçabilité des éléments d’ameublement

Comment mettre en place la traçabilité du mobilier collecté dans une recyclerie ou une communauté Emmaüs. Exemple avec un système ne nécessitant aucun investissement.

 

Savoir mesurer avec précision la quantité de mobilier collecté et revendu est indispensable pour pouvoir bénéficier des soutiens financiers Eco-mobilier, mais surtout pour pouvoir mesurer l’activité liée à la collecte, à la vente de mobilier et mesurer le taux de réemploi de la recyclerie ou de la structure.

Emmaüs Fougères a mis en place un système simple qui lui permet de bien évaluer les tonnages de mobilier collectés en déchèterie ou à domicile, ou apportés directement par les donateurs sur le site, ainsi que le poids total de ce qui est vendu.

 

Organisation de la communauté

La communauté gère 2 sites : la communauté, qui dispose d’une salle de vente et d’un « chalet de vente » à Fougères et une recyclerie située à Javené. Les 2 sites sont équipés d’une benne Eco-mobilier.

Il y a 3 circuits de collecte :

  • Collecte à domicile en camion (retour à Fougères)
  • Apport volontaire à la communauté de Fougères
  • Apport volontaire à la recyclerie de Javené

Chaque apport peut être déchargé sur le quai de la communauté ou à l’entrée du site, pour être dirigé directement vers les salles de vente.

 

Il existe par ailleurs 4 circuits de réemploi :

  • Salle de vente (Fougères + Javené)
  • Chalet de vente (Fougères)
  • Ventes extérieures (Fougères)
  • Dépannages sociaux et dons à l’étranger (Afrique)

 

Traçabilité de la collecte

La complexité de la mise en place de la traçabilité dans cette communauté résidait dans la co-existence de plusieurs circuits possibles pour un meuble en entrée (ou entre 2 salles de ventes) : le risque qu’il soit comptabilisé plusieurs fois et/ou de l’oublier.  

 

 

Des POINTS D’ENTREE ont donc été clairement identifiées.

 

Les responsables de la communauté Emmaüs de Fougères utilisent la grille de collecte fournie par Emmaüs France. Celle-ci reprend la liste des produits communiquée par Eco-mobilier :

  • Pour la collecte à domicile, le point d’entrée est le camion. Lors de l’enlèvement au domicile d’un donateur, l’équipe remplit la fiche avec le(s) mobilier(s) effectivement collectés. Une fiche mensuelle dans chaque camion sera complétée au fur et à mesure des enlèvements. En fin de mois, cette fiche est transmise à l’assistante en charge de la déclaration.

 

  • Pour les apports volontaires à la communauté de Fougères : les points d’entrée sont soit le quai, soit la cour, qui alimentent la salle de vente et le chalet. Le responsable de quai trace les produits apportés par les donateurs (mais pas les dépôts des camions ou en provenance de la recyclerie). Les responsables des salles de vente tracent les apports directs (mais pas ceux qui proviennent du quai). Ils disposent des mêmes fiches de suivi de collecte que celles dans les camions. Celles-ci peuvent d’ailleurs être différenciées avec une mention ou une couleur différente. 

 

  • Les mouvements internes (un produit qui passe de la salle de vente au chalet, ou de la recyclerie en retour à la communauté) ne sont pas tracés.

 

POUR LA REVENTE : 

Chaque salle de vente dispose d’une fiche de suivi des ventes (toujours la même liste de produits que pour la collecte) au niveau de la caisse. Les meubles sont donc identifiés au moment de leur vente effective. De même, lors de dons (dépannages sociaux), la personne en charge du choix des produits en informe le responsable de la salle de vente ou de la recyclerie qui va noter ou recenser ce qui est relevé / récupéré.

 

Information des compagnons et des encadrants

Cette nouvelle organisation a fait l’objet d’une procédure écrite et d’un schéma récapitulatif. Une assistante administrative sera désormais en charge de la bonne application de cette nouvelle méthode de travail. Elle fournit chaque mois aux équipes de collecte, de réception et de vente leurs fiches de suivi. Elle récupère en fin de mois les fiches complétées, synthétise les données et les transcrit dans un fichier excel fourni par Eco-mobilier.

 

Si les compagnons ont intégré dans leur routine de travail cette nouvelle procédure, le turn-over et la maitrise de la langue française imposent un renouvellement régulier de cette sensibilisation. 

 

 

Information pratique :

En 2015, la communauté a collecté 165 tonnes de mobilier

 

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